¿Qué Es Google Workspace?

G Suite es la suite de aplicaciones inteligentes de Google. Anteriormente se le conocía como Google Apps, hasta que fue renombrada a finales de 2016. Principalmente recomendamos Google Workspace a los clientes que necesitan alojamiento de email para sus negocios. Sin embargo, Google Workspace es mucho más que sólo email. También incluye una variedad de aplicaciones y características que pueden ser bastante útiles. De hecho, probablemente ya esté usando o esté familiarizado con algunas de ellas

Herramientas que Usamos Todos los Días

Google Workspace tiene tres planes diferentes que puede usar (de los cuales hablaremos más a detalle un poco más adelante). Nosotros usamos el plan Básico de Google Workspace para nuestros empleados, aquí en Damos Soluciones. Este comienza desde sólo $6/usuario/mes. Para muchos de ustedes, el plan básico es probablemente todo lo que podrían llegar a necesitar. Esto es lo que incluye:

Gmail

Según Litmus, Gmail es el cliente de email más popular, con un increíble 25% de la cuota del mercado, basado en tasas abiertas. Esto no es una sorpresa, ya que Gmail ha estado presente desde 2004 y ahora cuenta con más de 1,200 millones de usuarios. Una de las mejores cosas de Google Workspace es que básicamente usted obtiene una versión mejorada y sin publicidad del cliente de email online que probablemente ya está usando.

oogle Workspace, esencialmente, le permite a sus empleados tener sus propias cuentas de Gmail con direcciones de email, que usen el nombre de dominio de su empresa (ejemplo: john@yourbusiness.com). Una empresa muy pequeña con uno o dos usuarios podría arreglárselas con cuentas gratuitas de Gmail y algunas reglas de alias+reenvío. Pero una vez que empieza a contratar dos o tres empleados extras, notará que necesita cuentas que puedan administrarse por separado.

Google Calendar

Ninguno de nosotros, aquí en Kinsta, podría vivir sin Google Calendar. Muchos de nosotros confiamos en él para programar llamadas a clientes y fijar fechas de entrega y recordatorios para proyectos importantes. Google Calendar puede ayudarle a mantener organizada su agenda.

Una de las mejores cosas de usar Google Calendar en Google Workspace es la capacidad de crear múltiples calendarios que son accesibles a todos los miembros de su empresa (o incluso a un subconjunto de usuarios). Por ejemplo, es posible que quiera un calendario grupal para los eventos como vacaciones del equipo y reuniones regulares. El tener a todos sus empleados conectados a la misma organización hace que tareas como estas sean incluso más fáciles en comparación con la versión gratuita.

Google Drive

Google Drive le permite almacenar, acceder y compartir sus archivos en un lugar seguro. Una vez en Google Drive tiene fácil acceso a ellos desde cualquier dispositivo. El plan Básico de Google Workspace viene con 30GB de almacenamiento para cada empleado. Las ediciones de Google Workspace Business, Enterprise y Teams ofrecen almacenamiento ilimitado para que siempre tenga suficiente espacio para sus archivos. Nota: si su equipo tiene menos de 5 usuarios, sólo recibe 1TB/usuario.

Si no ha usado Google Drive antes, ¡una de las mejores cosas que tiene es su increíble funcionalidad de búsqueda! Aunque probablemente no le sorprenda demasiado ya que Google también tiene el motor de búsqueda más grande del mundo. ¿Sabía que puede hacer búsquedas según el contenido de un documento (independientemente del nombre del archivo)? Bastante útil. Esto significa que puede encontrar fácilmente lo que está buscando, sin importar que tan desorganizado sea.

La versión de pago de Google Drive le da el doble de almacenamiento que la versión gratuita y Gmail, soporta 24/7, controles de uso compartido e informes avanzados.

Google Docs y Google Sheets

Google Docs y Google Sheets prácticamente se explican a sí mismos y de nuevo, son herramientas que usamos todos los días. Incluso puedes importar Google Docs a WordPress. Estos le permiten crear y editar documentos de texto y hojas de cálculo directamente en su navegador. Puede importar sus documentos para hacer que sean editables al instante, incluyendo Microsoft Word, Excel y archivos PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods). A partir de febrero de 2018 puede incluso colaborar y comentar en los archivos de Microsoft Office sin tener que convertirlos automáticamente al formato de Google.

También puede exportar a formatos comunes de terceros. Esto facilita la colaboración con otras personas o empresas y el enviar y recibir archivos, sin tener que instalar o comprar software adicional.

Nota: Los documentos y hojas de cálculo de Google creados directamente en Google Workspace no cuentan incluyen en su límite de almacenamiento.

Estas son sólo algunas de las tareas más comunes en las que usamos Google Docs y Google Sheets:

• Recibir retroalimentación y comentarios de los miembros de equipo sobre nuevo contenido del sitio web.
• Trabajar con blogueros invitados sobre el contenido para nuestro blog.
• Enviar contenido a otros cuando escriben en sitios de terceros. Nunca hemos tenido a nadie, en los últimos años, solicitando un documento de Word, todos siempre piden un documento de Google. ¿Por qué? Porque es súper simple y fácil de usar.
• Procesar datos de hojas de cálculo de exportaciones de Ahrefs.
• Ejecutar cifras financieras rápidas.
• Hacer seguimiento de los presupuestos PPC (Pago Por Clic) y las variaciones de las copias de publicidad online.
• Analizar los cambios CTR (porcentaje de clics) en lo que respecta a SERPs (página de resultados del buscador).
• Escribir contenido para patrocinios pagados (WordCamps).

Una de las mejores características de Google Docs y Spreadsheets son sus comentarios en tiempo real y versiones ilimitadas. Las versiones anteriores se mantienen indefinidamente y no cuentan en su almacenamiento. Esto hace que sea muy fácil hacer un seguimiento de los cambios hechos a un documento o deshacer un error. El compartir documentos con sus compañeros de trabajo u otras personas también es increíblemente fácil.

Google Keep

Google Keep parece ser uno de esos secretos bien guardados que nadie conoce. Si está buscando una alternativa básica para Evernote, ¡Google Keep es genial! Esta pequeña herramienta es excelente, independientemente de si está usando Google Workspace o no. Al ser un producto de Google, funciona sin problemas dentro del ecosistema de Google.

Puede ser una manera fácil de mantener en un lugar conveniente esas preguntas frecuentes que recibe de sus clientes. Crea listas de cosas por hacer, notas y programa recordatorios para mantenerle al día. Todo se sincroniza a través de tus dispositivos, por lo que todo lo importante siempre está a su alcance. Comparta todo fácilmente con su equipo y archívelo cuando termine. Y, de nuevo, Google Search funciona sin problemas con esta herramienta.

Google Workspace Admin Console

La consola de administrador de Google Workspace les permite a los propietarios de empresas administrar fácilmente todo desde un solo lugar. Recibió una actualización mayor recientemente y es mucho mejor de lo que era anteriormente con Google Apps.

Haga de todo, desde agregar nuevos usuarios y grupos, gestionar dispositivos, configurar los ajustes de seguridad (como la autenticación de 2 factores), agregar nuevos dominios personalizados para su empresa que puedan usarse con Gmail.

La mayoría, si no todas, de las características de Google Workspace deben habilitarse por el administrador para poder ser utilizadas. Algunas de estas también sólo están disponibles en planes superiores. Si una característica no está habilitada y un usuario trata de acceder a ella, aparecerá un mensaje de “no disponible”.

Características Adicionales

Estas son algunas características adicionales que no usamos muy a menudo en Kinsta, pero que le podrían parecer interesantes:

• Google Hangouts Chat: ¿Ha oído de Slack? El nuevo Google Hangouts Chat (lanzado en febrero de 2018) es básicamente la nueva herramienta competitiva de Google. Es un espacio de trabajo grupal dedicado con chat 1:1 y chat grupal. Puede hacer que las conversaciones sean más eficientes al interactuar directamente con los profundamente integrados bots de Google y aplicaciones de terceros. Hangouts Chat se incluye gratis en todos los planes de Google Workspace
• Google Hangouts Meet: Nosotros preferimos el chat de video de Zoom o Slack, aquí en Damos Soluciones, pero Google Hangouts Meet igual hace que las llamadas y conferencias de video sean muy fáciles. Meet está completamente integrado con Google Workspace, por lo que puede unirse a reuniones directamente desde un evento del Calendario o una invitación de email. Si está usando la versión Enterprise de Google Workspace también puede aprovechar el marcado telefónico para cuando las personas viajan o cuando se encuentran sin acceso a internet.
• Google Forms: La mayoría de ustedes probablemente ya hayan llenado antes un formulario de Google. Si bien nosotros preferimos usar otras aplicaciones para esto, en particular los formularios personalizados en nuestro sitio de WordPress, Google Forms puede ser una forma increíblemente rápida y fácil de recopilar información.
• Google Slides: ¿Quiere una alternativa decente para Microsoft PowerPoint? Google Slides es justamente eso. Al igual que con sus otros productos, puede sacar provecho de la colaboración y comentarios en tiempo real, así como un historial de versiones ilimitado.
• Google Sites: No recomendamos usar Google Sites ya que WordPress es mucho mejor para esto. ? Dé un vistazo a las razones de por qué debe usar WordPress.
• Gestión de puntos finales: Si se preocupa que el dispositivo de un empleado sea robado, no se preocupe. Para eso es la Gestión de puntos finales. Habilítelo fácilmente si es el administrador, y elimine de forma remota los datos de Google Workspace del dispositivo, si fuera necesario.

Características Adicionales para Usuarios de Google Workspace Business y Enterprise

También es importante tomar en cuenta las características adicionales en los planes Business y Enterprise de Google Workspace. Para las empresas grandes que dependen mucho del correo electrónico, estos pueden ayudar a aliviar algunas de sus preocupaciones.

• Cloud Search: ¿Quiere llevar a nuevas alturas las capacidades de búsqueda de Google Workspace? La función de búsqueda en la nube le permite realizar búsquedas a través del contenido en Google Workspace de su compañía. Desde Gmail y Drive hasta Google Docs, Sheets, Slides, Calendar, y mucho más.
• Vault: Nunca puede tener demasiadas copias de seguridad. Vault le permite administrar, retener, buscar y exportar emails, contenidos de archivos de Google Drive y los chats guardados de su organización. Básicamente puede archivar todos tus datos y establecer políticas de retención.

Beneficios Inigualables de Google Workspace

Si bien todas las características anteriores son excelentes, ahora es el momento de adentrarse en algunos de los verdaderos beneficios de usar Google Workspace para su empresa.

Siempre Se Recomienda Contratar el Alojamiento de Email con Terceros

1. Si usa un alojamiento (host), está vinculado a las direcciones IP que su host ha configurado para los emails salientes. Si algo sale mal con eso (Ej. Un cliente repentinamente envía spam) existe la posibilidad de que la dirección IP pueda ser incluida en la lista negra de spam. Entonces, de repente le dejan fuera sin control.
2. Una de las mayores fallas de confiar en su alojamiento de WordPress para enviar emails son los problemas de entrega. Con Google Workspace, puede autenticar el email saliente usando registros DKIM y SPF que pueden afectar de forma positiva su evaluación de spam.
3. El enviar emails a través de su alojamiento de WordPress podría generar problemas con los recursos del servidor. Al pasar toda la carga del envío de emails a un tercero, especialmente Google Workspace, nunca tendrá que preocuparse por esto.
4. El separar los servicios a través de múltiples proveedores siempre es algo bueno. Siempre recomendados separar el DNS (incluimos Amazon Route 53 DNS para todos los clientes), el alojamiento de WordPress y el email. De esta forma, si algo sale mal en uno de ellos, sus emails seguirán fluyendo. Es muy probable que su DNS siga enrutando sin problemas, pero al usar múltiples proveedores puede garantizarlo.

Como puede ver, el usar a un tercero para el alojamiento de sus emails es realmente beneficioso para su empresa.

Advertencias (Emails Transaccionales y de Marketing)

Si bien las cuentas de Google Workspace no tienen un límite de SMTP, generalmente no las recomendamos para el envío de emails masivos o emails transaccionales (compras, registros, restablecimiento de contraseña, etc.). Le recomendamos leer su lista de directrices para envíos masivos.

Si es de una empresa pequeña que recién empieza, no se preocupe por los emails transaccionales hasta que empiece a enviar grandes volúmenes de correos. Puede comenzar sólo con Google Workspace para todas sus necesidades y no tendrá problemas. Además, algunos de los proveedores, como Mailgun, le dejan enviar 10,000 emails transaccionales por mes de forma gratuita. Así que, en muchos casos, esto no tiene que ser un gasto extra. Y los correos adicionales después de ese límite sólo cuestan centavos para enviarse. Obtén más información sobre los correos electrónicos transaccionales y puertos SMTP.

También están los emails de marketing, como los boletines informativos. Lo mismo se aplica a estos. Por lo general, querrá tener un proveedor de terceros debido a las mejores tasas de entrega y herramientas para la creación de listas, pruebas A/B, etc.

Familiar, Compatible y Fácil de Usar

Uno de los mayores beneficios de usar Google Workspace en su negocio es que la mayoría de sus empleados probablemente ya están acostumbrados a usar productos como Gmail y Google Docs. Esto hace que la transición sea muy fácil y garantiza que no tenga que perder tiempo explicándole a los nuevos empleados cómo usar las herramientas de la empresa; a diferencia de Zoho o Office 365 donde podría ser necesario dar algunas explicaciones.

Google Workspace también tiene la mejor compatibilidad para dispositivos móviles en comparación con cualquier otro proveedor de email. Simplemente funciona, ¡en todas partes!

Y si ya tiene una cuenta personal de Gmail, Google hace que sea muy fácil el alternar entre cuentas con un sólo clic (cuenta personal de Gmail y cuenta de Google Workspace).

Disponibilidad

Cuando se trata de disponibilidad, Google es uno de los mejores en términos de confiabilidad. Si quiere profundizar en los detalles técnicos, Google Workspace ofrece un Acuerdo de Nivel de Servicios (ANS) del 99.9% para los servicios cubiertos, y en años recientes ha incluso excedido ese porcentaje. Además, debido a que el email es una parte tan importante de todas las empresas, Google Workspace no tiene periodos de inactividad programados o ventanas de mantenimiento. Todos sus centros de datos están construidos con una infraestructura redundante.

Pero al igual que cualquier otro servicio, no pueden funcionar siempre sin fallas. Por lo que, siempre puede agregar a marcadores el panel de estado de Google Workspace para recibir actualizaciones sobre el estado de todos sus productos.

Google Workspace No Es el Más Barato, pero Es Extremadamente Asequible

Hay otros proveedores que son más baratos, como Zoho (más adelante haremos una comparación). Sin embargo, al igual que siempre recomendamos que invierta en un alojamiento gestionado de WordPress, el email de su negocio no es una de esas áreas en las que debería tratar de ahorrar dinero. El tener un host de email en el que pueda confiar puede ahorrarse dinero en el futuro.

Estas son algunas estimaciones rápidas:

• Por cinco empleados pagarás $30/mes
• Por 10 empleados pagarás $60/mes
• Por 15 empleados pagarás $90/mes

¡Para todo lo que incluye Google Workspace, esa en una gran oferta y ni si siquiera debería tener que pensarlo!

También puede recibir un descuento en caso de una suscripción anual. La suscripción anual ofrece un descuento de hasta un 20% que la suscripción mensual regular. Lo bueno es que puede recibir una factura mensual con una suscripción anual si así lo prefiere.

Google Workspace Ofrece Máxima Seguridad

Google Workspace está basado en Google Cloud Platform, el cual ofrece la mayor seguridad en el mercado. Cuenta con la confianza de algunas de las compañías más grandes del mundo; como HP, Verizon, Whirlpool y Salesforce. Como dice Google, ellos mantienen el liderazgo con una “mentalidad de seguridad primero”. Poseen el conocimiento y experiencia líderes en la industria para respaldar todos y cada uno de sus productos, incluyendo Google Workspace.

Estos son algunos puntos destacados de las formas en que Google Workspace te protege a usted y a sus datos:

• Google Workspace Admin: Ofrece la habilidad de controlar cómo su datos son protegidos, ver reportes y hasta controlar dispositivos móviles. Google Workspace admin puede desautorizar empleados para la poder activar «apps menos seguras.»
• Cifrado (TLS): Google Workspace proporciona cifrado de email en tránsito.
• Certificados, Auditorías y Evaluaciones: Google Workspace se somete a varias auditorias de terceros de forma regular.
• Retención de Datos: Google Workspace ofrece la capacidad de retener, archivar, buscar y exportar sus datos.
• Privacidad: Google no recopila, escanea ni usa sus datos almacenados en los servicios de Google Workspace con fines publicitarios. Tampoco hay anuncios en ninguno de los productos de Google Workspace. Usted es el dueño de sus propios datos..
• Transparencia: Google continuamente proporciona informes de transparencia para mantener informados a los consumidores.

Para obtener más información puede consultar el documento de seguridad y cumplimiento normativo de Google Cloud.

Google Workspace vs Office 365 vs Zoho

Hay miles de hosts de email en el mercado. Pero cuando se trata de un alojamiento de email profesional y serio, puede limitar la búsqueda a estos tres proveedores: Google Workspace, Office 365, y Zoho. A continuación, le presentamos una pequeña comparación.

Precios

Para los precios tomamos el costo mensual de cada proveedor.

Notas adicionales:

• Algunos ofrecen planes ligeramente más económicos si acepta sus planes anuales o compra licencias al mayoreo. Por ejemplo, puede obtener Office 365 a $5/usuario/mes y Zoho a $3/usuario/mes.
• Zoho, de hecho, tiene un plan gratuito para 5 usuarios. Sin embargo, está limitado a 5GB con sólo un alojamiento de dominio.
• Es importante tener en cuenta que Office 365 Business Essentials no incluye su software de escritorio de Office, sólo sus aplicaciones basadas en la web.

Software y Herramientas

A continuación, se muestran productos comparables de diferentes proveedores.

Notas adicionales:

• Los 30 GB de almacenamiento de Google Workspace se cuentan como el almacenamiento combinado de Google Drive y Gmail.
• Los 30 GB de almacenamiento de Zoho se cuentan como el almacenamiento combinado de Zoho Docs y Zoho Mail.
• Si está comparando el software de presentación, PowerPoint de Microsoft probablemente ganará sin dificultad.
• Gmail también tiene una integración mucho mejor con aplicaciones de terceros que su contraparte Outlook.
• Zoho soporta integraciones externas con varias aplicaciones de terceros dentro de su buzón de correo usando eWidget.

Pero como puede ver, todos los proveedores anteriores tiene ofertas muy similares en lo referente a las herramientas y servicios que ofrecen. Así que una buena parte de su decisión probablemente se basará en su precio y la facilidad de uso para sus empleados.

Desventajas de Google Workspace

Siendo completamente honesto, no hemos encontrado muchas desventajas al usar Google Workspace, y nuestro equipo lo ha estado usando durante más de cuatro años. Aunque esto definitivamente depende del tipo de empresa que tiene. Estas son algunas cosas que debe considerar:

• Google Workspace está completamente basado en la web, sin opciones de software. Si está acostumbrado a usar Microsoft Office, probablemente sentirá que los documentos y hojas de cálculo de Google no son tan poderosos.
• Office 365 sigue ganando en el mercado empresarial, mientras que Google Workspace aún sigue tratando de alcanzarlo.
• Office 365 ofrece más almacenamiento inicial. Sin embargo, Google Workspace ofrece almacenamiento ilimitado si se pasa a sus planes superiores.

Cómo Moverse a Google Workspace

Personalmente, opinamos que Google Workspace es su mejor opción en alojamiento de correo electrónico y en otras herramientas, y es por eso que se lo recomendamos a todos nuestros clientes. También ofrece una versión de prueba gratuita de 14 días, por lo que incluso puede probarlo antes de comprometerse con algo. Su proceso de incorporación también es increíblemente fácil.

Estos son algunos pasos rápidos para comenzar a usar Google Workspace en su empresa:

Paso 1

Haga un registro para su prueba gratuita.

Paso 2

Active su cuenta iniciando sesión en su Google Admin Console. (Nota: Iniciar sesión con su dirección de email y contraseña de Google Workspace. Esta dirección termina con @sunegocio.com, y no es @gmail o una cuenta personal de google)

Paso 3

En la consola de administrador, haga clic en “Iniciar Configuración” para iniciar el asistente de configuración. Le dará a cada miembro de su equipo una dirección de email con su domain (como john@tunegocio.com), para que puedan empezar a usar Gmail, Calendar, Meet y todos los otros servicios de Google Workspace. También puede agregar manualmente usuarios adicionales en cualquier momento.

Si tiene dominios adicionales, también puede agregarlos o crear alias de email.

Paso 4

En su consola de administrador tendrá que seguir los pasos para verificar que es el propietario de su dominio. Recibirá un código de verificación para agregar a su sitio web o a la configuración de su dominio. Google Workspace tiene excelentes instrucciones para leteralmente cada registro de DNS y proveedor de DNS sobre cómo verificar su dominio.

Si proviene de otro alojamiento de email, como GoDaddy, BlueHost, OVH u Office 365, lo más probable que es también quiera migrar sus emails anteriores. Aquí hay algunos enlaces útiles:

• Migrar email desde Exchange u Office 365
• Cambiar desde otros proveedores de webmail a G Suite
• Migrar email desde una cuenta de G Suite a otra
• Migrar de Gmail a G Suite

Nota: Si es su primera vez usando el servicio de email en su empresa, puede omitir el proceso de migración mencionado arriba.

Paso 5

El último paso es seguir las guías de inicio rápido de Google Workspace para configurar las aplicaciones adicionales, como Google Drive, Google Calendar, Google Contacts, etc. ¡Y eso es todo!

Google Workspace Tips

Después de que Google Workspace esté en marcha, hay algunas pequeñas advertencias o errores que probablemente se encontrará. Uno es el siguiente mensaje cuando se intenta guardar una foto de perfil.

Disculpa! No pudimos guardar tu foto de perfil. Por favor, inténtalo de nuevo más tarde.

En Google Workspace el administrador tiene que dar permiso a los usuarios para guardar una foto de perfil. Esto se puede hacer desde el «Directorio → Ajustes de directorio → Edición de perfiles».

Chequee la opción de «Foto» y pulse «Guardar»

Nota: Por lo general, la propagación de la configuración de Google Workspace tarda un par de horas. Por lo tanto, recomendamos esperar un poco antes de intentar subir una foto de nuevo.

Resumen

Cómo puede ver, Google Workspace puede ser una gran solución para cualquier empresa cuando se trata de alojamiento de correo electrónico y en proporcionar una solución todo-en-uno para la colaboración y el almacenamiento de documentos. Es extremadamente asequible y fácil de usar. La mayoría de sus empleados probablemente ya están familiarizados con Gmail, lo que ayuda a reducir el tiempo requerido para aprender a usar las nuevas herramientas.

Si es su primera vez usando Google Workspace, le recomendamos que se suscriba a su blog para mantenerse informado sobre las nuevas características y versiones. ¿Tiene alguna pregunta sobre Google Workspace o sobre cómo funciona? Nos encantaría saber cuál es su preferencia respecto a alojamiento de correo electrónico. Háganoslo saber en los comentarios.

Fuente kinsta.com