Google acaba de anunciar Google Workspace, su nueva plataforma de colaboración para pequeñas y grandes empresas que viene a sustituir y unificar G Suite. Se trata de un espacio de trabajo para usuarios profesionales que integra todos los servicios de Google, a saber Gmail, Calendar, Drive, Docs y Meet. De esa forma, los trabajadores y usuarios pueden acceder a todo tipo de documentos o contenidos desde un mismo lugar.

Se trata de la materialización del anuncio que Google hizo a mediados de julio que podrá empezar a usarse desde hoy mismo. Junto al lanzamiento, Google ha aprovechado para anunciar una nueva imagen de marca, así como nuevos planes de precios adaptados a las necesidades de cada empresa en función del número de empleados. A continuación vamos a repasar todas las novedades.

El espacio de trabajo integrado de Google

Tal y como explican desde Google, Workspace ofrece una experiencia de usuario que "aglutina las herramientas nucleares de comunicación y colaboración, como chat, email, voz, videollamada y gestión de contenido, en una única experiencia". Es, de alguna forma, una evolución de G Suite cuyo objetivo es optimizar los flujos de trabajo y evitar que haya que saltar de una herramienta a otra todo el rato.

Las novedades se resumen en cuatro puntos: previsualizaciones de enlaces, chips inteligentes en Docs, Shets y Slides, creación de documentos en salas y modo PiP (Picture in Picture) para Google Meet en Docs, Sheets y Slides. Salvo la creación de documentos en salas y el modo PiP, todas las novedades estarán disponibles desde hoy.

Previsualización de enlaces.

Con la previsualización de enlaces, cuando estemos trabajando en un documento los usuarios podrán ver qué contenido está enlazado sin tener que salir de dicho documento. Por ejemplo, si estamos trabajando en un Doc y enlazamos una presentación de Slides, podremos ver qué presentación es e incluso consultar las diapositivas en un pequeño pop-up.

Chips inteligentes.

En cuanto a los chips inteligentes, su funcionamiento es de lo más interesante. Si estamos trabajando en un archivo y mencionamos a alguien, se desplegará un pop-up con información contextual y acciones sugeridas, como compartirles el documento. También podremos ver una ficha de la persona con su foto, su correo, etc., incluso aunque sean de fuera de nuestra organización.

Vídeo PiP de Google Meet en Google Slides.

Pasamos así al modo PiP de Google Meet. Este modo funciona en Docs, Sheets y Slides y, básicamente, permite iniciar una videollamada con las personas que estén trabajando en un documento a través de Meet, solo que en lugar de lanzar Meet en otra ventana, la videollamada se pondrá en un pop-up sobre el documento. De esa forma, el equipo podrá reaccionar a las sugerencias en tiempo real, interactuar de forma más rápida y colaborar "en persona".

Creación de documentos en Chats.

Finalmente, la creación de documentos en salas, que llegará a lo largo de las próximas semanas. Google Workspace permitirá crear un documento compartido directamente desde una sala en Chats. Así, si el equipo está hablando de algo que merece la pena anotar, en lugar de tener que salir del chat, abrir una ventana y crear el doc, podremos hacerlo con solo pulsar un botón directamente desde la ventana del chat. Se creará el doc y podremos trabajar en él sin salir de la conversación.

También hay novedades relacionadas con la seguridad

Google también ha anunciado novedades para los administradores de los entornos de trabajo que empleen Workspace. Por un lado, la semana que vienen van a lanzar los informes de protección de datos a nivel general, una función que permite crear informes para que los admins puedan entender mejor cómo se almacena la información de su empresa.

También van a hacer más sencillo el saber si una app externa cumple con los requisitos de verificación para acceder a Google Workspace. Aquellas apps que lo hagan serán marcadas como "Verificadas por Google", un título que aparecerá en el panel de control del administrador y que permitirá tomar decisiones, rápidamente, como restringir el acceso a los datos a las que no lo sean.

Nueva imagen de marca de Google Workspace.

Las empresas más grandes tienen su propia oferta y desde Google invitan a contactar con su departamento de ventas para conocer el precio de las ediciones Enterprise. Para equipos y departamentos que quieran usar Workspace, Google ofrece un plan de ocho dólares por usuario que incluye las herramientas de videoconferencia y de colaboración. Destacan que no será necesario reemplazar ni el correo ni los sistemas de calendario actuales.

¿Y qué ocurre con aquellos usuarios que ya sean clientes? Por ahora, nada. Desde Google explican que estos cambios no impactarán a los contratos actuales y que las licencias de G Suite ya existentes seguirán funcionando como hasta ahora hasta que haya una transición. Aquellas empresas que no estén listas para pasarse a Workspace ya recibirán más información en los próximos meses. Finalmente, cabe destacar que Google Workspace también llegará a los clientes de educación y sin ánimo de lucro